Только по сути

Фиксируя, что вы делаете или не можете делать, о чем договариваетесь с контрагентами, важно держать в уме шесть правил:

1. Фиксируйте содержание совещаний, конференц-коллов, важных телефонных звонков

Прежде чем делать видео или аудиозапись, конечно, нужно уведомить об этом всех участников конференции и получить разрешение. Сегодня техническую возможность записывать свои встречи и звонки предоставляют многие сервисы. Обычно записи сразу сохраняются в облаке или на диске вашего компьютера.

Если разрешения вы не получили (или даже если получили) составьте после обсуждения follow-up – или краткое резюме – разговора, в котором отметьте все предложения и договоренности. Отправьте этот документ другим участникам, чтобы они подтвердили, что вы друг друга поняли верно. Всю эту переписку тоже следует сохранить.

2. Фиксируйте переписку по электронной почте

Для начала важно следовать правилам, которые актуальны всегда, вне зависимости от режима.

• Ведите переписку по тому адресу электронной почти, который указан в договоре. Если ваш контрагент просит присылать ему письма на другую почту, все равно ставьте в копию адрес из договора.
• Удостоверьтесь, что вы с вашим контрагентом находитесь друг у друга в списках доверенных адресов, чтобы письма не попадали в спам.
• Внимательно подходите к теме письма, из названия должно быть четко понятно, о чем идет речь в переписке.
• Отправляя письмо, ставьте команды «Уведомить о доставке» и «Уведомить о прочтении».

Все письма с подтвержденной доставкой сохраняйте в специальной папке. Если же ваша почта этого не позволяет, зафиксируйте содержание письма и информацию о его доставке, сделав скриншот экрана.