Только по сути

Как подготовить финансовую службу к выездной проверке? Как определить правильный алгоритм взаимодействия с налоговыми инспекторами? Что делать в конфликтных ситуациях?

Когда вы обязаны впустить налоговиков

Итак, на пороге вашего офиса появились сотрудники налоговой инспекции. Они должны вручить вам решение о проведении выездной проверки. Убедитесь, что оно составлено на утвержденной приказом ФНС России от 08.05.2015 форме и содержит обязательную информацию:

• кого проверяют (наименование юридического лица, его ОГРН, КПП);
• кто проверяет;
• налоги, правильность исчисления которых будут проверять; 
• периоды, за которые проводится проверка.

На решении о проведении проверки должна стоять подпись руководителя налогового органа или его заместителя. Если решение оформлено правильно, проверьте, что к вам в офис пришли именно те специалисты, которые указаны в нем. Для этого они должны предъявить вам свои служебные удостоверения. В состав проверяющих могут входить сотрудники как налоговой инспекции, так и органов внутренних дел (их довольно часто привлекают к участию в проверках). Но все они должны быть перечислены в решении. Тех, кто не упомянут в нем, вы вправе не пропускать.

Какие условия нужно обеспечить проверяющим

В день появления сотрудников инспекции вам нужно наладить с ними рабочие отношения и обсудить, как будет построена работа. Если у вас есть свободные служебные помещения рядом с финансовой службой или бухгалтерией, целесообразно предоставить их инспекторам. Это позволит вашим сотрудникам оперативно обмениваться информацией с ними. Помните, что вы не обязаны предоставлять в распоряжение проверяющих оргтехнику, канцелярские принадлежности и какие-либо расходные материалы. Однако если вы сможете создать для них минимально необходимоепространство для работы (рабочий стол, стул, бумага, ручки, ксерокс), это положительно скажется на процессе проверки.

Затем надо определить, кто из ваших сотрудников будет отвечать за оперативное взаимодействие с проверяющими: предоставлять им документы, отвечать на их вопросы. Проще всего, если это будет главный бухгалтер. Но если он временно отсутствует или объем его работы не позволяет часто отвлекаться на взаимодействие с инспекторами, утвердите ответственным другого сотрудника, причем желательно приказом по организации. Проинформируйте персонал компании, что все обязаны незамедлительно отвечать на запросы этого сотрудника и предоставлять ему необходимые документы.

В ходе проверки желательно ознакомить инспекторов со спецификой своих производственных и бизнес-процессов. Очень часто налоговые органы подходят к налогоплательщикам с общей меркой. Но лучше, если они будут понимать суть процессов, происходящих в компании, которые влияют на выбор контрагентов, ценообразование и иные обстоятельства и в итоге сказываются на размере налогового обязательства. Я не говорю о том, что вы должны рассказать инспекторам всю подноготную компании, раскрыть секреты производства или ноу-хау, а также самостоятельно рассказать о своих проблемных контрагентах. Однако лучше сразу сообщить о том, что вы вынуждены по каким-то причинам часто проводить текущий ремонт помещений, что какая-то территория предприятия недоступна для осмотра, так как там идет капитальный ремонт или расположено опасное производство.

Для чего это все нужно? Часто на практике мы сталкиваемся с ситуациями, когда плохая организация взаимодействия приводит к конфликту проверяющих и налогоплательщика. В итоге обе стороны начинают вести себя нерационально, а компания получает необъективное решение налогового органа, с которым потом долго борется в суде. Да, бывают ситуации, когда сотрудники инспекции или налогоплательщик ведут себя некорректно и возникают межличностные конфликты. «Обвинительный» уклон в поведении инспекторов некоторые налогоплательщики воспринимают очень болезненно и единственным способом защиты видят либо открытый конфликт, либо саботаж требований. Данная стратегия неэффективна. Время выездной налоговой проверки ограничено, и задача сотрудников инспекции быстро получить необходимые документы, изучить их и сделать выводы. Если же документы предоставляются медленно, просьбы и требования налогового органа игнорируются или выполняются не полностью, налоговые инспекторы приходят к выводу, что компания что-то скрывает и действует недобросовестно. В результате проверяющие склонны толковать получаемые в ходе проверки документы не в пользу налогоплательщика, делать выводы, не основанные на специфике его деятельности. Более того, проволочки в предоставлении документов часто приводят к тому, что проверяющие, не дождавшись первичной документации, определяют налоговые обязательства расчетным путем (ст. 31 НК РФ). Если поведение проверяющих не выходит за рамки дозволенного, попробуйте более философски относиться к беспочвенным комментариям или замечаниям, старайтесь не отвечать на них. Если конфликт все же возник и вы понимаете, что его причина именно в недопустимом, некорректном поведении сотрудников налогового органа, вполне целесообразно руководителю вашей компании сходить на прием к руководителюинспекции или его заместителю, чтобы открыто обсудить сложившуюся ситуацию. Налоговый кодекс допускает замену одного проверяющего другим. Если вы приведете руководителю разумные доводы в пользу такой замены, вас вполне могут услышать.

Что проверяющие могут делать в рамках выездной проверки

Вот девять мероприятий, которые налоговики вправе проводить в рамках выездной проверки:

1. изучать первичные документы бухгалтерского и налогового учета;
2. истребовать документы;
3. проводить выемку документов/предметов;
4. осматривать помещения налогоплательщика;
5. проводить инвентаризацию его имущества;
6. допрашивать сотрудников налогоплательщика;
7. запрашивать у третьих лиц документы, касающиеся деятельности контрагентов налогоплательщика;
8. привлекать специалистов;
9. назначать экспертизы.

На проверку контрагентов, запросы у третьих лиц, допросы тех, кто не работает у вас, вы повлиять никоим образом не можете. А о результатах этих мероприятий узнаете, скорее всего, только из Акта выездной налоговой проверки. Его, кстати, налоговики должны оформить не позднее двух месяцев с даты составления справки об окончании проверки. А вот на процессы истребования или выемки документов, осмотры помещений и допросы сотрудников вы можете влиять. Поговорим о каждом из указанных действий подробнее.

Оригиналы первичных документов инспекторы обязаны изучать на территории компании. За исключением случая, когда у вас нет возможности разместить инспекторов на своей территории. Но если вы им предоставили помещения для работы и доступ к документам, следовательно, и знакомиться с ними они обязаны на месте. Требования или просьбы инспектора передать ему оригиналы для того, чтобы он имел возможность изучать их в инспекции, попытки вынести оригиналы документов с территории предприятия, — незаконны. Забрать у вас оригиналы документов можно только в результате выемки/изъятия. А это самостоятельное действие. Осуществить выемку/изъятие можно только в том случае, когда есть достаточные основания полагать, что оригиналы документов могут быть уничтожены, изменены, сокрыты. При выемке/изъятии обязательно должен быть составлен протокол. В протоколе должны быть указаны все изымаемые документы/предметы. При выемке/изъятии должны присутствовать понятые, которые в обязательном порядке подписывают протокол выемки. При выемке документов инспекторы обязаны снять копии с изымаемых документов и передать их налогоплательщику.

Истребование копий документов – еще один способ проверки деятельности налогоплательщика. В подавляющем большинстве случаев выездная налоговая проверка начинается именно с такого требования. Исполнить его вы обязаны в течение 10 дней с момента получения путем предоставления налоговому органу копий запрошенных документов. Передать копии можно через экспедицию налоговой инспекции или через систему электронного документооборота. Если объем запрашиваемых документов слишком большой и вы понимаете, что за 10 дней не успеете выполнить требование, вам необходимо направить в инспекцию уведомление о предоставлении большего срока. Уведомление необходимо направить в инспекцию на следующий день после получения требования. Уведомление должно быть мотивированным. Укажите в нем, какиедокументы из запрошенных вы предоставите в срок, а какие сможете предоставить позднее и почему. Например, вы крупный дистрибьютор, у вас огромный бумажный документооборот. Первичные документы по поставкам вы храните не в офисе, а в региональном архиве. В таком случае укажите, что вы отправите нескольких сотрудников в командировку в архив и они в течение определенного времени, подготовят копии документов. Можете приложить к данному письму договор аренды архивных помещений.

Учтите, что проверяющие вправе требовать и изучать только документы, относящиеся к бухгалтерскому или налоговому учету. Инспекторы не вправе запрашивать у вас медицинские книжки сотрудников или результаты их аттестации, документы, касающиеся санитарного или противопожарного состояния помещений. Если запрашиваемые документы не относятся к проверяемому периоду или проверяемому налогу, пишите налоговому органу мотивированный отказ в их предоставлении.

Если требование о предоставлении документов сформулировано некорректно, попросите налоговый орган уточнить их перечень. При передаче документов налоговому органу обязательно составляйте акт приема-передачи с описью. Да, все эти действия требуют много сил и времени, но они позволяют избежать серьезных проблем в будущем: если, например, налоговый орган потеряет ваши документы (а такое случается) и будет запрашивать их повторно, либо укажет в решении на то, что вы не предоставили документы и налоговый орган правомерно применил расчетный метод. Осмотр помещений компании позволяет налоговым органам проверить, действительно ли налогоплательщик имеет производственные мощности для своей деятельности, определить капитальный или текущий ремонт был проведен в помещениях. Очень часто к осмотру помещений привлекаются специалисты, которые могут помочь инспектору ответить на вышеназванные вопросы.

Осмотр помещений должен проводиться в присутствии понятых, результаты осмотра заносятся в протокол. Вы имеете право присутствовать при осмотре помещений, указывать в протоколе осмотра свои замечания. При осмотре может проводиться фотосъемка или видеозапись, о чем обязательно должно быть указано в протоколе.

Допросы сотрудников компании — одно из самых нервных мероприятий. Однако спокойное отношение к ним руководства налогоплательщика и правильная организация процесса позволяют избежать неприятностей. Если вы понимаете, что ваших сотрудников могут вызвать на допросы, проведите с ними общую или индивидуальные беседы. Пригласите на эти беседы адвокатов, имеющих опыт сопровождения выездных налоговых проверок. В самом начале проверки предупредите всех сотрудников о том, что по их месту регистрации могут прийти повестки с требованием явиться в налоговый орган для дачи показаний. Предупредите сотрудников, что они обязаны явиться на допрос. Также расскажите им обо всех правах, которые есть у свидетеля, о необходимости тщательно читать протокол допроса и делать замечания. Сообщите сотрудникам, что если повестку они получили слишком поздно, лучше позвонить инспектору и договориться о новой дате и времени допроса.

Чаще всего на допросы вызывают сотрудников, работающих со спорными или проблемными контрагентами. Или сотрудников, которые могут рассказать, велась ли в действительности та или иная деятельность, отраженная в первичных документах (например, сотрудники склада, охранники, водители). Их спрашивают, как организована работа, кого из сотрудников спорных/проблемных контрагентов они знают, как оформляются те или иные документы, как организованы производственные процессы.Сотрудники, безусловно, обязаны давать правдивые показания. Но это не значит, что сотрудник обязан отвечать на все вопросы инспектора. Он должен рассказывать только о том, что знает лично, о том, что хорошо помнит, а не о том, о чем догадывается или слышал от кого-то. Если вопросы затрагивают деятельность или служебные обязанности иных лиц, сотрудник отвечать не обязан. Сотрудник вправе явиться на допрос с адвокатом, который проследит за правильностью ведения допроса и составления протокола. Присутствие адвоката дисциплинирует инспекторов: они не склонны в его присутствии давить на свидетелей или некорректно составлять протоколы.