Только по сути

1. Может ли работодатель в условиях распространения коронавируса уволить сотрудников со ссылкой на чрезвычайные обстоятельства?

Короткий ответ: нет, не может, так как эпидемия COVID-19 носит временный характер.

Сейчас во многих регионах РФ распространение коронавирусной инфекции признано чрезвычайным обстоятельством (например, указ мэра Москвы от 14.03.2020 № 20-УМ; постановление губернатора Московской области от 13.03.2020 № 115-ПГ).

Если в вашем регионе COVID-19 признан чрезвычайным обстоятельством, то для начала мы рекомендуем проанализировать:

• обстоятельства, которые препятствуют продолжению трудовых отношений в период эпидемии;
• сможете ли вы продолжить трудовые отношения с работниками после окончания эпидемии.

Существуют чрезвычайные обстоятельства, наступление которых препятствует продолжению трудовых отношений (например, компания не может работать, если производственные площадки разрушены землетрясением или военными действиями). Распространение COVID-19 носит временный характер. В настоящее время многие страны, которые первыми столкнулись с эпидемией (Китай, страны Евросоюза), возвращаются к нормальной жизни и снимают ограничения.

Если ваш анализ показал, что после эпидемии вы сможете продолжить трудовые отношения с работником, то мы не рекомендуем увольнять сотрудника со ссылкой на чрезвычайные обстоятельства. Если из-за текущих ограничений у вас возникли финансовые трудности и вы не можете обеспечить сотрудников работой в прежнем объеме, то такие обстоятельства считаются предпринимательским риском. Вы можете рассмотреть другие способы сокращения издержек организации (ввести простой, перейти на режим неполного рабочего дня или неполной рабочей недели, предоставить работникам ежегодный оплачиваемый отпуск и т.п.).

2. Можно ли объявить простой на период эпидемии?

Короткий ответ: да, можно.

Приостановка работы по экономическим, технологическим, техническим или организационным причинам является простоем (ст. 72.2 ТК РФ).

Если вашу деятельность приостановили власти, введенные ограничения вызвали разрыв производственных или логистических цепочек, а перевод сотрудников на дистанционную работу невозможен, то вы вправе объявить простой и издать приказ об этом. В этот период рекомендуем выплачивать работникам 2/3 заработной платы (это не будет считаться нарушением заявленных президентом РФ гарантий «сохранения заработной платы»).

В течение трех дней после издания приказа о простое обязательно сообщите о переходе на режим простоя службе занятости (п. 2 ст. 25 закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации», п. 6 письма Роструда от 19.03.2012 № 395-6-1).

3. Что делать, если ваша организация продолжает работу в обычном режиме, а работник отказывается приезжать в офис?

Короткий ответ: вы можете применить дисциплинарное взыскание.

Если ваша организация продолжает работу в обычном режиме, то вы должны определить, какие категории работников обязаны быть на рабочем месте. Мы рекомендуем издать приказ, в котором нужно указать:

• перечень работников, которые продолжают работать в офисе;
• перечень работников, которые переходят на дистанционную работу;
• ответственных лиц, которые знакомят работников с приказом, оформляют соглашения о дистанционной работе;
• санитарные требования, которые работники обязаны соблюдать в офисе.

Вы также должны обеспечить безопасность рабочего места (проверять самочувствие у сотрудников, создать возможность для необходимого социального дистанцирования, ограничить очные контакты, обрабатывать поверхности дезинфицирующими средствами).

Если вы выполнили все необходимые требования к безопасности рабочих мест, то сотрудники, которых это касается, обязаны быть в офисе. Если кто-то отказывается, мы рекомендуем:

• выяснить и зафиксировать причину отказа;
• устранить обстоятельства, из-за которых работник отказывается приходить в офис, если вы согласны, что причина обоснованна (например, несоблюдение в офисе нормы по социальному дистанцированию);
• направить работнику письменное предупреждение о необходимости соблюдать режим рабочего времени, если вы считаете, что работник не обосновал отказ;
• зафиксировать, что работник отсутствует на рабочем месте без уважительных причин;
• применить к работнику дисциплинарное взыскание.

4. Что делать, если работник не может выполнять работу дистанционно?

Короткий ответ: вы можете издать приказ о том, что он может выполнять свои обязанности в офисе.

Вы вправе оставить работников в офисе, если это требуется для поддержания технологических и бизнес-процессов (например, ваш бухгалтер может начислить и выплатить заработную плату только в офисе; ваш работник использует в работе программное обеспечение, которое нельзя использовать удаленно; у вас нет финансовых или технологических возможностей создать работнику условия для выполнения его работы вне офиса и т.п.).

Рекомендуем издать приказ о том, что работник, который не может выполнять свои должностные обязанности дистанционно, может продолжать трудиться в офисе, и ознакомить его с этим документом.

5. Как оформить переход работников на удаленную работу?

Короткий ответ: дополнительным соглашением к трудовому договору.

Рекомендуем оформить такой переход, обменявшись копиями подписанных документов (аналогичные рекомендации высказал Минтруд РФ в письме от 27.03.2020 № 14-4/10/П-2741).

Также стоит издать приказ, в котором нужно указать:

• перечень работников (подразделений), которые переходят на дистанционную работу;
• срок перевода (вы можете указать событие, с которым вы связываете окончание периода дистанционной работы);
• ответственных лиц, которые оформляют дополнительные соглашения;
• порядок ваших действий, в случае если работник не исполняет трудовые обязанности в период удаленной работы.

В соглашения можно включить:

• обязанности работника направлять отчеты о выполненной работе, соблюдать сроки, установленные в ваших поручениях, обеспечивать определенное качество работы;
• основания для увольнения: работник нарушил формат и срок предоставления отчета о выполненной работе, результат работы содержит высокий процент ошибок и т.п.

Мы рекомендуем сформулировать условия о дистанционной работе предельно четко. Направьте сотруднику дополнительное соглашение о дистанционной работе по электронной почте. Свои поручения работнику сообщайте, указывая формат и срок, в который должен быть готов результат (рекомендации, как отправлять и сохранять электронные сообщения, будут в ответе на десятый вопрос).

Если работник не исполняет обязанности, предусмотренные дополнительным соглашением о дистанционной работе, вы вправе его уволить. Если это случилось, то мы рекомендуем сделать следующее (поставив в копию нескольких сотрудников):

• составить и направить акт комиссии о том, что работник не исполнил ваше поручение;
• запросить объяснение о причинах, по которым поручение не было выполнено;
• если в течение трех дней объяснение не получено, то составить акт комиссии и передать его работнику (то же самое нужно сделать, если вы считаете указанные причины неуважительными);
• привлечь работника к дисциплинарной ответственности.

6. Как снизить риск привлечения к административной ответственности, если работники, которые должны соблюдать режим самоизоляции, продолжают посещать офис?

Короткий ответ: издать приказ о работе в офисе и ввести ограничительные меры.

На время угрозы распространения коронавирусной инфекции издайте приказ и отразите в нем:

• обязанность работников сообщить вам о том, что они входят в список граждан, которые должны соблюдать режим самоизоляции;
• меры дисциплинарной ответственности, если работник, который обязан соблюдать режим самоизоляции, посещает офис;
• перечень санитарных норм, которые работники должны соблюдать в офисе;
• перечень работников (подразделений), которые допускаются и не допускаются в офис;
• ограничительные меры, которые вы ввели (отключили электронные пропуска; выдали списки сотрудников охране);
• ответственных лиц, которые знакомят работников с приказом и реализуют ограничительные меры.

Эти меры позволят работодателю снизить риск быть привлеченным к административной ответственности. Правоохранительные органы с высокой долей вероятности не смогут доказать, что работники инфицировались COVID-19 в офисе, а не по пути следования к нему или других местах, которые они посещали.

7. Что грозит работодателю за нарушение требования о минимальной социальной дистанции на рабочих местах?

Короткий ответ: существует риск, что работодатель будет привлечен к ответственности за невыполнение постановления главного санитарного врача (ст. 6.3 КоАП РФ).

Главный санитарный врач РФ обязал граждан соблюдать социальную дистанцию (постановление № 9 от 30.03.2020 «О дополнительных мерах по недопущению распространения COVID-19»).

Существует вероятность того, что правоохранительные органы, если эпидемиологическая ситуация будет ухудшаться, будут выходить с проверками «на места». Если ваши работники продолжают работать в офисе, то рекомендуем предпринять следующие меры:

• издать приказ о том, что работники обязаны соблюдать определенные санитарные требования в офисе;
• измерять температуру тела после прибытия в офис;
• соблюдать социальную дистанцию;<br /> ограничить контакты по нерабочим вопросам с другими работниками;
• незамедлительно сообщить работодателю об ухудшении самочувствия и покинуть офис;
• проводить обработку поверхностей дезинфицирующими средствами;
• закрыть доступ в столовую;
• не проводить очно мероприятия, которые требуют присутствия нескольких работников;
• ввести по соглашению с работниками режим неполного рабочего дня.

8. Вправе ли сотрудник отказаться выйти в офис со ссылкой на то, что работодатель не обеспечил социальную дистанцию между рабочими местами?

Короткий ответ: да, вправе.

Мотивировать отказ сотрудник может тем, что работодатель нарушает санитарные требования по социальному дистанцированию.

Работнику, который не выполнял обязанности по вине работодателя, трудовое законодательство гарантирует оплату в размере не ниже его средней заработной платы, рассчитанной пропорционально фактически отработанному времени. Для расчета средней заработной платы учитываются все виды выплат, предусмотренные системой оплаты труда.

Можете предпринять определенные меры (см. ответ на седьмой вопрос). Также мы рекомендуем отправить работнику по электронной почте уведомление о том, какие меры вы предприняли, чтобы обеспечить соблюдение санитарных норм в офисе.

Если работник и после этого отказывается приходить в офис, вы можете следовать нашим рекомендациям из ответа на третий вопрос.

9. Нужно ли оплачивать в двойном размере работу в нерабочий период с 30 марта по 30 апреля как работу в выходной?

Короткий ответ: нет, не нужно.

Работодатель не обязан оплачивать работу в этот период в двойном размере. Минтруд РФ уже дал разъяснения по этом поводу: оплата в период карантина производится в обычном размере (например, письмо от 26.03.2020 № 14-4/10/П-2696).

10. Как знакомить сотрудников с приказами работодателя, если они работают дистанционно?

Короткий ответ: направлять электронные сообщения.

Если сотрудники переведены на удаленную работу, то вы имеете право знакомить их с приказами, используя электронные средства связи.

Мы рекомендуем для таких писем использовать команды «Уведомить о доставке» и «Уведомить о прочтении». Приложения, прикрепленные к письму, должны быть озаглавлены так, чтобы по наименованию можно было понять, о чем идет речь. Также стоит описать эти документы в теле письма.

В дополнение к электронной почте можно использовать другие способы оповещения, принятые в организации (общие чаты в мессенджерах, внутренние сайты и т.п.)

Мы рекомендуем сохранять сообщения, направленные работникам по электронной почте, а также скриншоты из мессенджеров.

https://pro.rbc.ru/news/5ea81e749a794726fab13069